REQUISITOS PARA EL USO DE VEHÍCULOS.
- Cada una de las 2 camionetas propiedad de la empresa AJ tiene un responsable único, quien deberá responder por el estado de conservación del vehículo; así como mantenerlo limpio y en perfectas condiciones.
- Los dos automóviles Sedán, Kia Forte y Mazda propiedad de la empresa podrán ser utilizados por todos y cada uno de los colaboradores de la comercializadora o de la productora exclusivamente para diligencias de la empresa, previa solicitud y firma de la bitácora para el control de estos vehículos.
- En todos los casos quien maneje cualquiera de los automóviles Sedan propiedad de la empresa AJ, será el único y el último responsable de la integridad del automóvil.
- Los vehículos de la empresa podrán ser conducidos solo por colaboradores de la empresa AJ que en todos los casos deberán contar con licencia de manejo vigente.
- Si por alguna razón un colaborador de la comercializadora o de la productora no contara con su alta ante el IMSS, no podrá bajo ninguna circunstancia hacer uso de ninguno de los vehículos de la empresa.
- Todos y cada uno de los colaboradores al Ingresar a trabajar AJ deberán de firmar la carta de responsiva y políticas de uso por los vehículos de la empresa y entregar una copia fotostática de su licencia de conducir VIGENTE. Dicha carta debidamente firmada será archivada en el expediente de cada colaborador.
- En todos los casos es responsabilidad de todos y cada uno de los colaboradores de la empresa para poder manejar cualquiera de los vehículos de la empresa tener actualizada la licencia de conducir.
- Es obligación del diligenciero de la fábrica y de la comercializadora mantener actualizada la licencia de conducir, en caso de renovación, la empresa cubrirá como máximo el 50% del costo por renovación de la licencia de conducir. Estos a su vez deberán comprobar el gasto con la nota de pago.
- En el caso que el diligenciero extravié su licencia de conducir, la empresa no cubre el gasto de reposicion.
- en todos los casos cada uno de los colaboradores que utilice cualquier automóvil sedan de la empresa al momento de recibir las llaves del vehículo, deberá firmar en la bitácora de control, la hora y el día en que hace uso del automóvil.
- Así mismo deberá constar en la libreta de control el motivo de la salida y la hora aproximada de regreso a la oficina.
- el colaborador al devolver el automóvil deberá asegurarse que conste en la bitácora de control, la hora y el día en que fue devuelto el automóvil. En este mismo acto deberá devolver las llaves del automóvil.
- en todos los casos los colaboradores deberán devolver el automóvil que han utilizado
a) con gasolina.
b) libre de basura dentro del automóvil (bolsas de plástico, envases de refrescos, servilletas… etc)
- Todos los vehículos de la empresa deben de tener en la guantera la tarjeta de circulación actualizada y la póliza vigente de seguros Es responsabilidad del AUXILIAR ADMINISTRATIVO supervisar que estos documentos estén en todos los vehículos de la empresa.
USO DE VEHÍCULOS EN AUSENCIA DEL PROPIETARIO.
- En el caso del Sedán Mazda, cuando la arquitecta Juliana esté de viaje, el colaborador que requiera utilizarlo tendrá que ir a buscarlo a la casa de la arquitecta Juliana Rubio y el último en utilizarlo deberá devolverlo a la casa de la arquitecta Juliana Rubio Ávila y dejarlo estacionado en su garaje entregando las llaves a la persona que le abra la puerta.
UBER Y CAMIONES URBANOS
- La empresa pagará camiones urbanos y servicio de Uber exclusivamente bajo estas condiciones:
- Si la empresa no pudiera facilitarle un vehículo o transportarlo en cualquiera de los vehículos propiedad de la empresa y su traslado no pudiera esperar hasta que un vehículo se desocupara para realizar su traslado.
- Si el colaborador debe de trasladarse por diligencias relacionadas con la empresa en un horario en el que no se cuente con servicio de transporte urbano. (9:00PM -7:00AM)
- En ambos casos tendrá que solicitar autorización con anticipación al gerente administrativo o en su caso al jefe de planeación y producción de la productora.
- en todos los casos el gerente administrativo deberá firmar el formato autorizando el pago del Uber o del camión urbano.
- En todos los casos dicho formato deberá exhibir la firma del jefe inmediato del colaborador que ha hecho uso del servicio de un UBER, de un taxi o de un camión urbano.
INFRACCIONES.
- En caso que algún conductor se haga acreedor a una infracción, este tiene la obligación de informar al GERENTE ADMINISTRATIVO y cubrir el 100% del pago de la infracción.
ACCIDENTES AUTOMOVILÍSTICOS.
- El chofer o conductor de cualquiera de los vehículos de la empresa que sufra un accidente tiene la obligación de comunicarse inmediatamente con la aseguradora, con nuestro agente de seguros Sra Nora Annabel Quintero y deberán permanecer en el lugar de los hechos hasta que llegue el ajustador de la aseguradora.
- En el caso de sufrir un percance automovilístico, el chofer o conductor de cualquiera de los vehículos de la empresa deberá comunicarse inmediatamente con el GERENTE ADMINISTRATIVO para informarle la situación, así como el motivo y estado del automóvil.
- El auxiliar de la comercializador y el auxiliar de la productora serán responsables de que este teléfono esté debidamente registrado en la póliza de seguros que deberá estar en la guantera de cada vehículo propiedad de la empresa.
- Si el conductor de cualquiera de los vehículos de la empresa tiene un accidente y su licencia de conducir no estuviera vigente, el conductor tendrá que hacerse cargo de todos los gastos que resultaran del accidente ya que ninguna aseguradora cubre los gastos de un accidente si el conductor no tiene una licencia de conducir vigente.
- Si el conductor de cualquiera de los vehículos de la empresa tuviera un accidente estando en estado de ebriedad dicho conductor tendrá que hacerse cargo de todos los gastos ocasionados por el accidente ya que ninguna aseguradora cubre los gastos de un accidente cuando el conductor está en estado de ebriedad o bajo los efectos de cualquier sustancia psicoactiva.
- Cuando el conductor del automóvil asegurado es responsable de un accidente automovilístico en todos los casos todas las aseguradoras independientemente de hacerse cargo del costo del accidente, cobran un deducible y un coaseguro.
- Sí ocurriera un accidente automovilístico y el responsable de dicho incidente fuera el colaborador por manejar de manera imprudente, por distracción o por violar cualquier regla de tránsito, el deducible del seguro y el coaseguro será cubierto en su totalidad por el colaborador.
- En Caso de tener un accidente todos y cada uno de los conductores de cualquiera de los vehículos de la empresa tendrán que respetar las indicaciones de la aseguradora y de la señora Nora Quintero a fin de conseguir el reembolso y pago total de los daños ocasionados por el accidente.
- En caso de sufrir un accidente y si el conductor y/o cualquiera de los ocupantes se encuentran heridos y requieran de asistencia médica, deberán ya sea solicitar una ambulancia y proporcionar su número de seguro social o seguir las indicaciones del ajustador o de la Sra Nora Quintero, a fin de conseguir el auxilio y la atención médica necesaria a cuenta de la póliza de seguro del vehículo accidentado.
- En caso de accidente automovilístico el gerente administrativo deberá informar de la situación a la familia más cercana del colaborador accidentado.
- En todos los casos el gerente de la productora, el gerente administrativo o el jefe de planeación y programación tienen la obligación de notificar a la dirección general cualquier percance o accidente que sufra cualquiera de los vehículos de la empresa el mismo día del percance.
ACCESORIOS DE VEHÍCULOS.
- Es responsabilidad del titular de cada una de las camionetas propiedad de la empresa asegurarse de que esta cuente con
- una llanta de refacción en perfectas condiciones. Es responsabilidad del titular de la camioneta asegurarse de que la llanta de refacción este siempre en óptimas condiciones.
- un extinguidor debidamente cargado. Es responsabilidad del auxiliar de la comercializadora y/o del auxiliar de la productora asegurarse de que cada uno de los extinguidores de cada una de las camionetas sea recargado oportunamente antes de que venza la recarga de dicho extinguidor. Dichas recargas deberán estar debidamente calendarizadas en Team work
- un kit de herramientas y 2 triángulos reflectores.
- Es responsabilidad del chofer de la comercializadora asegurarse de que cada uno de los automóviles sedan propiedad de la empresa cuente con
- una llanta de refacción en perfectas condiciones. Es responsabilidad del titular de la camioneta asegurarse de que la llanta de refacción este siempre en óptimas condiciones.
- un extinguidor debidamente cargado. Es responsabilidad del auxiliar de la comercializadora y/o del auxiliar de la productora asegurarse de que cada uno de los extinguidores de cada una de las camionetas sea recargado oportunamente antes de que venza la recarga de dicho extinguidor. Dichas recargas deberán estar debidamente calendarizadas en Team work
- un kit de herramientas y 2 triángulos reflectores.
SERVICIO MECÁNICO Y/O ELÉCTRICO.
- Es responsabilidad del GERENTE ADMINISTRATIVO AJ
- vigilar que los servicios mecánicos de todos y cada uno de los vehículos propiedad de la empresa se realicen puntualmente y de acuerdo al kilometraje acumulado por cada vehículo
- calendarizar y programar en team work los mantenimientos de todos y cada uno de los vehículos de la empresa de acuerdo al kilometraje acumulado por cada vehículo.
- Los talleres autorizados para los servicios mecánicos de los automóviles Sedan son los talleres de servicio de las agencias.
- Los talleres autorizados para los servicios mecánicos y trabajos de reparación de las camionetas de la empresa son los siguientes:
- Talleres Monforte, (suspensión)
- Clutch y frenos de CHUBURNA
- Smartfixt. (servicios de mantenimiento periódicos)
- Es estrictamente necesario contar con un calendario con la programación de servicios de cada uno de los vehículos de la empresa. Este calendario con la programación de los mantenimientos es responsabilidad del auxiliar administrativo de cada una de las empresas.
- El gerente administrativo deberá dar seguimiento al servicio de cada uno de los vehículos propiedad de la empresa y en el caso específico de los automóviles Sedan, deberá informar al titular del automóvil en cuestión y a la dirección general en caso de que cualquiera de los dos automóviles Sedan y/o cualquiera de las camionetas requieran algún servicio correctivo y/o cambio de alguna pieza.
- Es estrictamente indispensable hacer una cotización de la reparación por realizar antes de notificar a la dirección general.
- Cada uno de los choferes deberá hacerse responsable de que la camioneta a su cargo este siempre limpia y ordenada. Es su responsabilidad lavar la camioneta una vez por semana.
- Es responsabilidad del diligenciero de la comercializadora lavar los vehículos Sedan propiedad de la empresa una vez por semana. El auxiliar administrativo de la comercializadora programara y supervisara que efectivamente se laven los automóviles sedan semanalmente
RESTRICCIONES DE USO.
- los automóviles son para para hacer diligencias de la empresa exclusivamente. Ningún colaborador puede utilizar los automóviles de la empresa para realizar diligencias personales.
- De ninguna manera y bajo ninguna circunstancia ningún operador podrá utilizar ninguno de los vehículos propiedad de la empresa para uso personal sin haber solicitado antes permiso directamente al señor Juan Tinal, en el caso de las camionetas de la fábrica y al Ing Ruben Melendez en el caso de la camioneta de la comercializadora, quienes a su vez solicitarán la autorización de la dirección general. en todos los casos el gerente administrativo deberá ser informado antes de que cualquiera de las camionetas sea retirada de la empresa.
- La única persona que puede autorizar el préstamo de cualquiera de las camionetas para uso personal (en un caso especial y/o emergencia) a cualquiera de los operadores de la empresa es la arquitecta Anabel Cervantes.
- Cada una de las tres camionetas cuenta con una tarjeta de gasomatic para el control del combustible y con un presupuesto de combustible para el uso del vehículo en cuestión; del mismo modo el gerente de comercialización, el gerente administrativo y los dos automóviles sedan cuentan con una tarjeta de gasomatic y con un presupuesto disponible de gasolina para el uso exclusivo del vehículo en cuestión.
- El gerente administrativo deberá controlar escrupulosamente el uso del combustible por cada vehículo de la empresa y en su caso cuestionar y analizar el presupuesto destinado para cada uno de los vehículos.
- El colaborador que sea sorprendido utilizando cualquiera de los automóviles sin autorización de gerente administrativo para realizar cualquier diligencia personal será suspendido de sus labores de manera definitiva y sin responsabilidad laboral para la empresa.
- ningún colaborador puede subir a ninguno de los automóviles de la empresa a ninguna persona ajena a esta empresa. El colaborador que sea sorprendido En este acto será suspendido de manera definitiva de sus labores y sin responsabilidad laboral para la empresa.
PERNOCTA VEHÍCULOS
- La camioneta de la comercializadora deberá quedar estacionada frente a las oficinas de la colonia México.
- Esta camioneta no podrá ser estacionada ni durante el día ni durante la noche frente a la casa ubicada en la esquina 19×22 de la colonia México.
- Las camionetas de la productora deberán pasar la noche en el patio interior de la productora
- Los automóviles Sedan deberán ser entregados antes de concluir el día a las arq Anabel Cervantes y Juliana Rubio respectivamente.
PRESTAMOS DE VEHICULOS ENTRE EMPRESAS
- Cualquiera de las camionetas podrá ser utilizada por personal y para diligencias de la otra empresa, siempre y cuando se solicite el préstamo con anticipación y por escrito.
- En todos los casos
- la solicitud para el préstamo de cualquiera de las camionetas de la productora deberá dirigirse y enviarse por correo electrónico al sr juan tinal caamal con copia al gerente administrativo y a la dirección general
- la solicitud para el préstamo de la camioneta de la comercializadora deberá dirigirse y enviarse por correo electrónico al gerente de la comercializadora con copia al gerente administrativo y a la dirección general.
- el conductor que recibe la camioneta en calidad de préstamo será el único y el último responsable de la integridad del vehículo, así como del correcto uso del mismo.
- quien haya solicitado el préstamo de la camioneta será responsable de devolverla limpia y en perfectas condiciones y a la entera satisfacción del titular responsable de la misma.
- El titular responsable de la camioneta en cuestión hará entrega de la camioneta al chofer responsable de conducirla, en este acto se levantará una minuta en la que se detalle el estado que guarda la camioneta al momento de la entrega. Dicha minuta será firmada por ambas partes y por el auxiliar administrativo de la comercializadora y/o de la productora.
- La minuta será enviada por correo al gerente administrativo al sr juan tinal y/o al gerente de la comercializadora y a la dirección general.
REEMBOLSO DE GASOLINA
- todos aquellos colaboradores que utilicen su automóvil particular de manera cotidiana para diligencias relacionadas con sus responsabilidades laborales dentro de la empresa en la ciudad de Mérida o fuera de la cuidad tendrán un presupuesto de gasolina asignado
- semanal diligencias dentro de la ciudad de Mérida
- por cada viaje fuera de la ciudad el presupuesto será determinado por el kilometraje y las actividades que llevará al cabo el colaborador en el viaje de trabajo
- cada colaborador antes de cada viaje será el único responsable de solicitar sus viáticos incluyendo el monto de gasolina necesario para su viaje.
ver políticas de gastos de viaje y proceso solicitud y comprobación de viáticos
- cada uno de los vehículos con presupuesto de gasolina asignado (gerente de comercialización, el gerente administrativo) aun cuando no sean propiedad de la empresa contarán con una tarjeta de gasomátic
- para el control del presupuesto del combustible del vehículo en cuestión.
- cada una de las tres camionetas, así como los dos automóviles sedan propiedad de la empresa cuentan con una tarjeta de gasomátic para el control del combustible y con un presupuesto de combustible asignado para el uso del vehículo en cuestión;
- todos aquellos colaboradores que no utilicen su vehículo particular para llevar a cabo todas aquellas diligencias necesarias relacionadas con su trabajo, en la ciudad de Mérida y fuera de la ciudad deberán utilizar los vehículos de la empresa.
- solamente cuando sea estrictamente necesario porque no hubiera ningún vehículo de la empresa disponible, los colaboradores podrán utilizar su propio automóvil si así lo deciden para llevar a cabo alguna diligencia relacionada con cualquiera de sus responsabilidades.
- en todos los casos si habiendo un vehículo de la empresa disponible para la realización de la actividad en cuestión y el colaborador opta por utilizar su vehículo, la reposición de la gasolina utilizada no será autorizada
- si fuera necesario que cualquiera de los colaboradores utilizará su propio automóvil para realizar una diligencia de la empresa, el gerente administrativo será el único que podrá autorizar la devolución completa del combustible utilizado por el colaborador en dicha diligencia.
- para la reposición de la gasolina utilizada en la diligencia por el vehículo del colaborador será indispensable:
- haber llenado correctamente el formato reembolso gasolina aj que para tal efecto ha dispuesto la empresa
- dicho formato deberá estar firmado por
- el jefe directo del colaborador
- el auxiliar administrativo de la empresa
- el formato reembolso gasolina aj calcula el consumo de la gasolina, el desgaste de vehículo y llantas por kilómetros recorridos. en todos los casos la devolución del combustible se calculará con el formato reembolso gasolina aj (Anexo 1)
- en todos los casos el gerente administrativo de la empresa firmara dicho documento, validará y autorizara el monto del egreso conforme al presupuesto de gasolina disponible para este rubro en el presupuesto de egresos de la empresa.
- en todos los casos si el colaborador que requiere le sea devuelto el combustible que ha utilizado en su propio automóvil no presenta
- el formato reembolso gasolina aj debidamente llenado
- no está firmado por su jefe inmediato o por el auxiliar de la comercializadora y por el gerente administrativo no podrá solicitar y mucho menos recibir el reembolso de la gasolina utilizada.
- en todos los casos si llegara comprobarse que cualquiera de los choferes o cualquiera de los colaboradores está
- robando o haciendo mal uso de la gasolina de la empresa
- alterando los kilómetros recorridos o el consumo de la gasolina
- falsificando una diligencia
este operador será despedido inmediatamente sin responsabilidad alguna para la empresa.
- en ningún caso podrá reponerse gasolina que no corresponda al mes vigente.
- sólo podrán reponerse consumos de gasolina correspondientes al mes corriente aun cuando el colaborador cuente con el formato debidamente firmado por su jefe directo y autorizado por el gerente administrativo. de preferencia pasar la solicitud de reembolso cada día jueves antes de las 3:00 p.m. enviándolo al auxiliar administrativo.
- el colaborador cuenta con hasta 6 días hábiles del mes siguiente para la reposición de la gasolina consumida y debidamente autorizada por el gerente administrativo en el mes inmediato anterior.
- el gerente administrativo deberá controlar escrupulosamente el uso del combustible por cada vehículo que tenga un presupuesto de combustible asignado sea o no propiedad de la empresa y en su caso cuestionar y analizar el consumo y/o el presupuesto destinado para cada uno de los vehículos.