Sin excepción es estrictamente indispensable que a los proveedores de AJ que se le realicen pagos iguales o mayores a $5,000.00 (diez mil pesos 00/100 m.n.) cumplan con los siguientes requisitos:
EL COMPRADOR/AUXILIAR ADMINISTRATIVO
- Deberá hacer una tabla comparativa de los diversos proveedores, que venden el producto o servicio a requerir, donde se especifique precios, características, contacto, tiempos de entrega, forma de pago y cualquier otro dato relevante para la toma de decisiones.
- Dicha tabla será revisada y autorizada por el director comercial y administrador vía mail.
- En todos los casos el COMPRADOR será responsable de REVISAR Y ASEGURARSE antes de iniciar el proceso de compra que el NUEVO PROVEEDOR puede acreditarse de manera correcta como una persona moral o una persona física legalmente constituida. Para tal efecto el COMPRADOR le solicitara al PROVEEDOR la siguiente documentación:
- Copia del acta constitutiva
- Constancia de situación fiscal
- Opinión de cumplimiento del SAT
- Opinión de cumplimento IMSS
- Identificación del representante legal.
- Comprobante de domicilio de la empresa y representante legal.
- Carta de datos bancarios (anexo 1).
- Caratula de ultimo estado de cuenta bancario.
- El COMPRADOR deberá enviar por correo electrónico el formato ALTA PROVEEDOR con la documentación recabada del PROVEEDOR al GERENTE ADMINISTRATIVO quien será responsable de la revisión y validación de la documentación recibida.
- El COMPRADOR deberá solicitar al proveedor que llene el formato de datos bancarios, cuando hay un cambio de cuenta bancaria, para enviarlo a autorización del gerente administrativo y se proceda a dar de alta a la nueva cuenta en el portal de bancos.
- Exclusivamente con la autorización por escrito y la firma GERENTE ADMINISTRATIVO en el formato de ALTA PROVEEDOR de la empresa se dará por cierto que el PROVEEDOR es una persona moral o física legalmente constituida y se podrá iniciar el proceso de compra con el PROVEEDOR en cuestión.
- El GERENTE ADMINISTRATIVO enviará vía correo electrónico a el COMPRADOR, EL TESORERO, Y EL DIRECTOR CORPORATIVO, el formato ALTA PROVEEDOR mismo que deberá exhibir la firma del GERENTE ADMINISTRATIVO y la caratula de la cuenta bancaria del PROVEEDOR en cuestión autorizando iniciar el proceso de compra con el proveedor
- Con la confirmación y autorización de alta de proveedor, el COMPRADOR se encargará de crear el expediente del PROVEEDOR en el NAS, en la carpeta “PROVEEDORES”. En esta carpeta el COMPARDOR abrirá una carpeta nueva con el nombre comercial de cada PROVEEDOR, en la que deberán guardarse todos los documentos debidamente acreditados por el GERENTE ADMINISTRATIVO
- EL GERENTE ADMINISTRATIVO será responsable de
- firmar y autorizar, el formato ALTA PROVEEDOR mismo que deberá exhibir la caratula de la cuenta bancaria del PROVEEDOR
- enviar al CONTADOR GENERAL el formato ALTA PROVEEDOR debidamente firmado autorizando el alta de la cuenta bancaria del PROVEEDOR en el portal del banco
- EL GERENTE DE CONTABILIDAD será responsable de
- hacer el alta del PROVEEDOR en el portal del banco de la empresa en cuestión, en base al formato de la cuenta bancaria firmada por el administrador.
- De notificar vía correo electrónico al GERENTE ADMINISTRATIVO, AL TESORERO y al COMPRADOR que el Proveedor ya aparece en el portal del banco
EL GERENTE ADMINISTRATIVO
- será el único responsable de la revisión y validación de la documentación recibida para acreditar al PROVEEDOR como una empresa legalmente constituida.
- Será responsable de notificar por escrito vía correo electrónico al COMPRADOR, AL TESORERO Y AL DIRECTOR CORPORATIVO si efectivamente el cliente es una persona física o moral legalmente constituida.
- El GERENTE ADMINISTRATIVO tiene el derecho y obligación de cuestionarle al COMPRADOR sobre cualquier inconsistencia que detectara en la documentación del PROVEEDOR en cuestión
- Informará por escrito vía correo electrónico al COMPRADOR, AL TESORERO Y AL DIRECTOR CORPORATIVO la autorización o negativa de iniciar un proceso de compra con el PROVEEDOR en cuestión.
- SOLO CON LA AUTORIZACIÓN POR ESCRITO DEL GERENTE ADMINISTRATIVO SE PODRÁ PROCEDER A LLEVAR AL CABO CUALQUIER TIPO DE COMPRA CON EL PROVEEDOR EN CUESTIÓN.