Viáticos

SOLICITUD Y GESTION DE VIATICOS

Como parte de la planeación de cualquier visita de campo es indispensable designar un RESPONSABLE DE LA VISITA. Esta persona se encargará de:

Planear y calendarizar las actividades que se llevaran al cabo durante la visita de campo

Dar aviso a las diferentes personas y clientes con las que se tratara durante la visita

Comunicar por correo electrónico los motivos de la visita de campo a el GERENTE ADMINISTRATIVO Y a la DIRECCION GENERAL.

Hacer el presupuesto de viáticos

Gestionar los viáticos necesarios

Administrar el fondo de los viáticos

Al regreso entregar cuentas claras del fondo de los viáticos al AUX ADMINISTRAVIVO

  • EL RESPONSABLE DE LA VISITA de campo deberá enviar por correo a su JEFE DIRECTO con copia al GERENTE ADMINISTRATIVO y a la DIRECCION GENERAL:
    • la SOLICITUD DE VIÁTICOS que incluyelo siguiente:
      • los objetivos y las razones por las cuales se llevará a cabo LA VISITA DE CAMPO.
      • El Presupuesto de los viáticos para su aprobación.
  • EL RESPONSABLE DE LA VISITA enviara la SOLICITUD DE VIÁTICOS al AUXILIAR ADMINISTRATIVO debidamente firmada y autorizada por su JEFE DIRECTO y por el GERENTE ADMINISTRATIVO cuando menos 48 hrs antes de la salida o el jueves inmediato anterior. Esta SOLICITUD DE VIÁTICOS especificará claramente lo siguiente:
  • La fecha programada para el viaje.
  • Duración de la visita (fecha salida y fecha regreso)
  • La cantidad de personas que harán el viaje
  • La solicitud de uno de los vehículos Sedan de la empresa, si fuera el caso.
  • El AUXILIAR ADMINISTRATIVO en todos los casos será responsable de comprar y hacer reservaciones de acuerdo y en estricto apego a la SOLICITUD DE VIÁTICOS de
    • Boletos de avión.
    • Boletos de camión ADO.
    • Hoteles.
  • El RESPONSABLE DE LA VISITA, deberá antes de salir de viaje y de manera oportuna:
    • Recibir el efectivo 24 horasantes de la fecha de viaje.
    • Firmar de recibido por el efectivo.
    • Tener los datos de facturación impresos.
    • Solicitar al AUXILIAR ADMINISTRATIVO los boletos y reservaciones impresos
  • Durante el viaje el RESPONSABLE DE LA VISITA es el único responsable de
    • Solicitar todas y cada una de las facturas por los gastos realizados de manera impresa.
    • Las facturas de viáticos siempre deberán tener uso de CFDI “gastos en general”
    • De manera adicional para el envío de la factura electrónica CFDI deberá proporcionar el correo electrónico del AUXILIAR ADMINISTRATIVO (comprasmobiliario@ajanajuliana.com).
    • Administrar el efectivo en estricto apego al presupuesto de viáticos autorizado,

COMPROBACION VIATICOS

  • A su regreso en todos los casos el RESPONSABLE DE LA VISITA elaborará el formato COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS, en el que se indique lo siguiente:
    • Nombre de la persona que realiza la comprobación.
    • Lugar y motivo del viaje.
    • El total de días del viaje.
    • Desglose factura por factura de los gastos realizados.
    • Total de gastos realizados.
    • Diferencia a cargo o a favor del efectivo entregado.
    • Firma de autorización del JEFE INMEDIATO.
  • El RESPONSABLE DE LA VISITA deberá entregar el formato de COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS debidamente firmado por su JEFE INMEDIATO, junto con toda la documentación comprobatoria de los gastos realizados y la diferencia en efectivo si la hubiera, al AUXILIAR ADMINISTRATIVO dentro de los 2 días siguientes a la fecha en que concluyó el viaje.
  • El RESPONSABLE DE LA VISITA deberá entregar un REPORTE DE CAMPO a su JEFE DIRECTO con copia al GERENTE ADMINISTRATIVO Y al DIRECTOR GENERAL, máximo 2 días después del viaje en el que se indique lo siguiente:
  • los resultados de la visita de campo
    • los problemas o los asuntos relevantes por resolver para llevar a cabo de manera satisfactoria la tarea por la cual fue llevada o realizada la salida
    • reporte fotográfico,

GENERALES

  • En todos los casos el colaborador aun cuando utilice sus recursos para llevar al cabo cualquier gasto relacionado con las tareas para las que fue contratado deberá solicitar autorización antes de realizar cualquier gasto.
  • Cualquier gasto no relacionado con una cita de negocio, sesión de trabajo, reuniones y /o eventos internos o no autorizados por el GERENTE ADMINISTRATIVO y/o DIRECCION GENERAL no será reembolsado.
  • Para solicitar el reembolso de un gasto es estrictamente necesario, en todos los casos, presentar la factura fiscal correspondiente a nombre de la empresa con los datos de facturación correctos.

VIATICOS

Gastos viaje y/o viáticos: Conjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona, especialmente a un funcionario, para realizar un viaje y para llevar al cabo ciertas tareas laborales en una ciudad diferente del lugar donde habitualmente se trabaja.

Los Viáticos y Gastos de Viaje autorizados serán aquellos estrictamente indispensables para la realización de las actividades que se relacionen con el objeto social o giro de la compañía, es decir, que permitan alcanzar los fines de la empresa.

  • En todos los casos el presupuesto por los viáticos, así como los presupuestos de instalaciones deberán ser presentados desde la junta de transferencia administrativa de cada uno de los proyectos para su aprobación por el GERENTE DE LA PRODUCTORA, el GERENTE ADMINISTRATIVO y el JEFE DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACION y una vez aprobados dichos presupuestos serán entregados por el RESPONSABLE DE LA VISITA debidamente firmados al AUXILIAR ADMINISTRATIVO para su programación y pago oportuno.
  • Siempre que algún colaborador requiera fondos para realizar un viaje de trabajo, deberá enviar al menos con 48 horas de anticipación por correo electrónico un itinerario y/o relación de actividades a realizar en su próximo viaje. Es muy importante que le colaborador detalle el proyecto y/o los motivos de las reuniones que llevará al cabo durante su próximo viaje.
  • En todos los casos el AUXILIAR ADMINISTRATIVO no tramitará los fondos para los viáticos de ninguna visita de campo sino cuenta con la solicitud de VIATICOS debidamente autorizado y firmado por el GERENTE ADMINISTRATIVO y el jefe directo del RESPONSABLE DE LA VISITA.
  • [UdW3] 
  • Las facturas de gastos de viaje pagados en efectivo  en todos los casos deberán ser menores a la cantidad de $2,000.00 para poder ser reembolsados. (IVA incluido)
  • En todos los casos el responsable del fondo de viáticos será el único responsable de bajar de internet las facturas correspondientes a todos y cada uno de los gastos realizados durante el viaje, así como verificar que los datos fiscales sean los correctos.
  • Si el responsable del fondo de viajes no pudiera obtener alguna de las facturas, en consecuencia, no podrá comprobar el gasto por lo tanto dicho gasto tendrá que ser cubierto por el mismo.
  • En todos los casos si el Responsable del fondo de viáticos olvidara solicitar cualquier factura o perdiera la factura por cualquiera de los gastos realizados y no pudiera comprobar el gasto el monto será cubierto por el responsable del fondo de viáticos
  • Se consideran como gastos de viaje o viáticos los siguientes conceptos
    • ALIMENTOS:
      • Desayuno monto por día $120.00
      • Almuerzo monto por día $120.00
      • Cena monto por día $120.00

El monto máximo por día en alimentos será de $360 pudiendo el colaborador distribuirlo entre sus 3 comidas como mejor le convenga.

Exclusiones: bebidas alcohólicas, golosinas, cafés, cigarros, medicina (Starbucks, italian coffe,)

  • TRANSPORTE: Taxis, camiones y/o uber, dentro de la ciudad
    • En el caso del diligenciero en la ciudad de Mérida, siempre y cuando sean utilizados antes de las 8:00 a.m. y después de las 9:00 p.m.
    • Dentro de la cuidad destino, en cualquier horario
    • En todos los casos cuando se utilice el servicio UBER será indispensable presentar la factura correspondiente al viaje.
    • PROPINAS, el monto de propinas no deberá ser superior al 10% del total del consumo de alimentos facturados por evento. La propina se considera como un gasto no deducible.
    • HOSPEDAJE: en todos los casos la máxima tarifa por habitación por día será $1,000.00 más IVA (clase turista o busines class) Es responsabilidad del auxiliar administrativo asegurarse que la tarifa que se pagará es la más económica disponible en el mercado en la fecha que se requiere y en la ciudad a la que el colaborador debe de ir.
    • ESTACIONAMIENTO Y/O PEAJES. Es indispensable presentar la factura fiscal correspondiente a los peajes utilizados. En caso de los gastos por ESTACIONAMIENTO que no pudiesen ser facturados por causas imputables al prestador del servicio, deberá presentar el ticket proporcionado por dicho prestador.
    • TRANSPORTACIÓN (aérea/marítima o terrestre) en todos los casos la máxima tarifa será la correspondiente a clase turista o busines class. Es responsabilidad del auxiliar administrativo asegurarse que la tarifa que se pagará es la más económica disponible en el mercado en la fecha que se requiere y para trasladarse a la ciudad a la que el colaborador debe de ir.
ConceptoLímite en MéxicoLímite ExtranjeroRequisitos
Hospedaje$1,000 p/Habitación diarios + IVA $ 3850 diariosdeberá acompañarse del comprobante del transporte (Avión-Autobus)
Alimentación$360 diarios por persona (3 comidas) repartidos como más convenga al colaborador.$1,500 diarios por personadeberá acompañarse del comprobante de hospedaje o transporte (Avión-Autobus). Cuando se acompañe unicamente del comprobante de transporte el gasto deberá pagarse con tarjeta de crédito de quien realiza el viaje.
Exclusiones: bebidas alcohólicas, golosinas, cafés, cigarros, medicina (Starbucks, italian coffe,)
TransporteTarifa económica en mercadoTarifa económica en mercadoSe refiere a avión o autobús, marítima
Arrendamiento Vehículos$850 diarios$850 diariosdeberá acompañarse del comprobante de hospedaje o transporte (Avión-Autobus).
Propinas10% monto alimentos permitidos en límite10% monto alimentos permitidos en límiteNo podrá ser mayor al 10% total pagado en concepto de alimentación
Taxis / Estacionamientos   
Gastos seminarios o convenciones  es deducible la cuota del evento señalada en el CFDI, en caso de que no se señale en el CFDI solo será deducible el equivalente hasta por el monto límite de alimentación
Otros requisitosCFDIRequisitos Documentación comprobatoriaSe deberá tener relación laboral con la empresa o prestar servicios profesionales.[UdW4] 

. Todo gasto en el extranjero deberá cumplir los siguientes requisitos

. Las diferencias en gastos que excedan a los límites establecidos en las presentes políticas no serán reembolsados a los empleados y en caso de haber sido cubiertos con recursos de AJ serán descontados vía nómina a los empleados.

. Se tendrá un plazo de 2 días hábiles para entregar la documentación comprobatoria de los Gastos de Viaje recibidos por los colaboradores cuando hayan sido erogados en el país y 3 días cuando haya sido en el extranjero.

*Cuando el monto solicitado para gastos de viaje es mayor a $3,000.00, se deberá realizar una transferencia por el monto solicitado; al encargado del viaje a su cuenta de nómina con el concepto “pago de viáticos”.

*Dicho pago de viáticos deberá realizarse el viernes anterior de la fecha programada del viaje.

*Cuando el monto solicitado de viáticos fue depositado a la cuenta bancaria del encargado del viaje, este será el encargado de pagar todos sus gastos con la tarjeta y al finalizar el viaje si hubiera una cantidad no utilizada, el encargado del viaje al comprobar sus gastos, deberá devolver dicha diferencia a la empresa mediante una transferencia electrónica a la cuenta que le deposito los viáticos.

*No se entregará una cantidad para gastos de viaje a la persona que no haya comprobado en la totalidad los gastos de un viaje anterior.

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