Firma de contrato y pagaré

Sin excepción es estrictamente indispensable que antes de firmar cualquier contrato o de emitir una factura a cualquier CLIENTE se cumplan las siguientes disposiciones:

EL VENDEDOR:

  1. El VENDEDOR deberá asegurarse de que
    1. el CLIENTE conoce y ha aceptado El presupuesto por los accesorios decorativos, mobiliario y/o accesorios de operación spa en moneda nacional y/o extranjera.
    1. Dicho presupuesto está en estatus vigente en SOFTWARE PROPIETARIO
    1. el CLIENTE conoce y ha aceptado El Presupuesto de Instalación
    1. el CLIENTE conoce y ha aceptado El presupuesto por el flete y las maniobras de carga y descarga
  2. Deberá asegurarse de guardar todos los presupuestos en Excel y pdf en la carpeta correspondiente del cliente en el NAS.
  3. Deberá solicitar al cliente la firma de un contrato de COMPRA VENTA por el proyecto en cuestión.
  • El GERENTE COMERCIAL en todos los casos será responsable de REVISAR Y ASEGURARSE antes de iniciar los trámites por la firma del contrato de COMPRA VENTA que:
  • la empresa COMPRADORA se acredite de manera correcta como una persona moral legalmente constituida. Para tal efecto el VENDEDOR le solicitara al COMPRADOR la siguiente documentación:
    • Copia del acta constitutiva
    • Constancia de situación fiscal
    • Opinión de cumplimiento del SAT
  • El VENDEDOR deberá enviar dicha documentación por correo electrónico al GERENTE ADMINISTRATIVO quien será responsable de la revisión y validación de la documentación recibida.
  • Solo con la autorización del Gerente ADMINISTRATIVO se podrá proceder a la firma del contrato de COMPRA VENTA con el cliente en cuestión.
  • El GERENTE DE COMERCIALIZACION en todos los casos será responsable de REVISAR Y ASEGURARSE de que todos y cada uno de los contratos de COMPRA VENTA antes de enviarse a firma con el REPRESENTANTE LEGAL de la empresa cumplan con los siguientes requisitos
  • Que los datos de la empresa sean correctos:
    • la razón social,
    • RFC
    • Nombre del representante legal
    • Datos acta constitutiva
  • Que el contrato incluya un ANEXO con el presupuesto AJ que detalle la descripción de los productos, imágenes, precios unitarios, descuentos, IVA, flete e instalación (según sea el caso) y especificaciones de entrega. Dicho ANEXO debe especificar el impuesto correspondiente en caso de grabar.
  • Que en el contrato se especifique la forma, las condiciones y las fechas de pago:
  • Primer anticipo del 60% del presupuesto total.
  • Segundo anticipo del 30% previo a la entrega.
  • Saldo del 10% en contra entrega.
  • Que en el contrato se especifique la fecha de inicio de la producción de los productos del presupuesto objeto de este contrato, así como el número de días necesarios para la fabricación de los productos, que en todos los casos comenzaran a contarse a partir de la recepción bancaria del anticipo.
  • Que en el contrato se especifique que AJ no considera en sus presupuestos el costo de ninguna clase de fianza,
  • Que en el contrato de COMPRA-VENTA especifique claramente
    • la firma de un pagaré, equivalente exclusivamente al monto total del ANTICIPO
    • la cancelación automática de dicho pagaré con la entrega completa al cliente del producto objeto del contrato de COMPRA VENTA.
  • Que El contrato especifique claramente
    • el lugar de entrega del producto al cliente
    • si el presupuesto incluye o no el flete y la instalación. 
  • Que el contrato detalle claramente que la GARANTÍA que ofrece AJ:
    • Es de exclusivamente 1 año a partir de la fecha de entrega del producto al cliente
    • Cubre únicamente defectos de fabricación
    • Que no cubre los daños ocasionados por mal trato o descuido de usuario final.
  • Una vez que el VENDEDOR este seguro de que el contrato de COMPRA VENTA Y EL PAGARE están correctamente elaborados este los enviará al GERENTE ADMINISTRATIVO y al GERENTE COMERCIAL para su revisión y aprobación.
  • Con la AUTORIZACION del GERENTE COMERCIAL Y EL GERENTE ADMINISTRATIVO el VENDEDOR enviará por correo electrónico al AUXILIAR ADMINISTRATIVO el PAGARE Y el contrato de COMPRA -VENTA para recabar las firmas correspondientes.
  • El VENDEDOR es estrictamente responsable de dar seguimiento a la firma y envío del contrato y pagare al cliente en cuestión.

EL AUXILIAR ADMINISTRATIVO

  • El auxiliar administrativo una vez que recibe la instrucción de recabar las firmas del contrato y pagaré, deberá:
  • Abrir expediente cliente en el NAS y archivar la documentación del cliente (Persona moral) debidamente validada por el GERENTE ADMINISTRATIVO
  • Imprimir el contrato en hoja en blanco en 2 tantos (un juego para el cliente y otro para AJ).
  • Imprimir el pagaré en hoja seguridad en 1 tanto.
  • Recabar la firma del representante legal, asegurando que la firma se encuentre en cada una de las páginas.
  • Una vez firmado el contrato y pagaré, deberá escanearlos y enviarlos vía mail al CLIENTE y notificar al VENDEDOR, GERENTE ADMINISTRATIVO, REPRESENTANTE LEGAL, GERENTE COMERCIAL Y AL DIRECTOR CORPORATIVO que el contrato y el pagare han sido enviados al CLIENTE
  • Deberá archivar el contrato y el pagaré en formato digital en el expediente del CLIENTE en el NAS.
  • Así mismo deberá enviarlo por paquetería en caso que el CLIENTE lo solicite en físico y deberá compartir la guía de envió al CLIENTE al VENDEDOR, GERENTE ADMINISTRATIVO, REPRESENTANTE LEGAL, GERENTE COMERCIAL y al DIRECTOR CORPORATIVO.
  • EL AUX ADMINISTRATIVO deberá darle seguimiento a la entrega física de los documentos e informar vía correo electrónico cuando los documentos ya hayan sido recibidos por el CLIENTE.
  • una vez que los documentos hayan sido devueltos por el CLIENTE es responsable de archivar y de notificar via correo electrónico a todos los interesados cuando el contrato firmado por ambas partes ya este debidamente archivado en el expediente físico del CLIENTE,
  • Es responsable de enviar al CLIENTE de manera digital o física el día en que se realiza la entrega final de los productos AJ, la GARANTIA y EL MANUAL DE CUIDADOS AJ.

EL GERENTE ADMINISTRATIVO

  1. será responsable de la revisión y validación de la documentación recibida que acredita al comprador como una empresa legalmente constituida.
  2. Deberá revisar el contrato y/o pagaré e informarle al VENDEDOR sus observaciones para su corrección.
  3. El GERENTE ADMINISTRATIVO tiene el derecho y obligación de cuestionarle al VENDEDOR los puntos en los que tenga duda del contrato y pagarés de los clientes.
  4. Informará vía correo electrónico al VENDEDOR, GERENTE COMERCIAL, REPRESENTANTE LEGAL, DIRECTOR CORPORATIVO Y AUXILIAR ADMINISTRATIVO la autorización o negativa sobre los documentos, contratos y pagarés revisados, antes de la firma del REPRESENTANTE LEGAL de la empresa.
  5. Solo con la autorización del Gerente ADMINISTRATIVO Y DEL GERENTE COMERCIAL se podrá proceder a la firma del contrato de COMPRA VENTA con el cliente en cuestión.

EL GERENTE COMERCIAL

  1. Deberá revisar el contrato e informar al VENDEDOR sus observaciones para su corrección.
  2. Tiene el derecho y obligación de cuestionarle al VENDEDOR los puntos en los que tenga duda del contrato y pagarés de los clientes.
  3. Informará vía correo electrónico al VENDEDOR, GERENTE ADMINISTRATIVO, REPRESENTANTE LEGAL, DIRECTOR CORPORATIVO Y AUXILIAR ADMINISTRATIVO la autorización o negativa sobre los documentos, contratos y pagarés revisados, antes de la firma del REPRESENTANTE LEGAL de la empresa.
  4. Solo con la autorización del GERENTE COMERCIAL y del GERENTE ADMINISTRATIVO se podrá proceder a la firma del contrato de COMPRA VENTA con el cliente en cuestión.